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26.05.2015
Reuniones por Whatsup y el permanente disponible. Su impacto en las empresas.

Hasta hace no más de 15 años atrás, en cualquier organización, concretar una reunión implicaba una serie de emails o llamados y la participación de algún asistente para reserva alguna sala. Hoy, gracias a la velocidad de los cambios tecnológicos, esto se fue transformando dentro del mundo corporativo: primero, con la aparición de las teleconferencias que acortaron los tiempos de organización y los costos, porque ya no fue necesario viajar a casa matriz en el extranjero o a la sucursal del interior para reunirse.

Así parecieron las reuniones no presenciales, donde ya no hacía falta reunirse físicamente pero si dependíamos de una sala acondicionada para tal fin. Comenzaba la era de la virtualidad.

Posteriormente, con la aparición de Skype, la reunión virtual dejó de ser un patrimonio de la corporación y de la tradicional sala de reuniones - con su estructura tecnológica ad hoc- la teleconferencia se trasladó a cualquier lugar, masificándose y permitiendo que cualquier persona desde su casa pudiera reunirse con sólo tener una PC y una Webcam.

 

Este proceso de virtualización no se ha detenido y continúa mutando avanzando hacia una nueva instancia gracias a "los grupos de Whatsapp". 

 

Estos grupos comenzaron como una alternativa para conversar entre varios a través de mensajes en formato texto. Progresivamente se fueron segmentando: el grupo de los amigos, el de las mamás del colegio, o el de los compañeros de fútbol.

Esta tendencia ya desembarcó en las organizaciones como un paso más en la evolución de la reunión virtual, hoy los empleados pertenecen a grupos de Whatsapp.

Incluso, hay subgrupos dentro de las áreas que se forman para continuar comentando acerca de lo que se habla dentro de los otros grupos a los que uno pertenece dentro de la empresa, ya que una persona puede pertenecer al grupo de finanzas, y simultáneamente al de gerentes y al de voluntarios de la oficina.

Lo destacado de esta nueva tendencia es que el empleado está permanentemente conectado y puede contestar de forma inmediata, intercambiar documentos, fotos y videos. 

 

Es un camino de información inmediata y donde, a través de estos "grupos", todos pueden comunicarse en simultáneo y en forma instantánea. El avance de la tecnología ha convertido al mail, en estos casos, en una pieza de museo donde la instantaneidad de los grupos de Whatsapp ha conformado una red de conexión que genera una reunión inmediata y un espacio de reunión virtual, donde conceptualmente todos estamos todo el tiempo reunidos.

Esta situación, como todas, llevada al extremo tiene sus contraindicaciones y problemáticas. No es extraño que una persona, al estar asociada a varios grupos de Whatsapp en simultáneo, termine enviando fotos y mensajes por error a un grupo equivocado, donde el mensaje puede ser considerado ofensivo, o provocar una discusión. En algunas oportunidades, esta conexión permanente termina generando un estado donde aparece la necesidad de estar permanentemente atendiendo y respondiendo los mensajes de manera casi inmediata. 

 

En consecuencia, la tecnología, además de sus beneficios también tiene sus contraindicaciones: con la reunión tradicional se podía "zafar" y limitar su duración a cierto tiempo y espacio determinados.

En cambio, el Whatsapp "laboral" ha generado que sus usuarios estén dentro de varias reuniones virtuales a la vez y atendiendo y respondiendo consultas todo el tiempo. Ya no hay excusas. Antes, cuando no contábamos con el whatsapp ni el email en el celular, uno podía decir "no pude ver tu mensaje porque estaba en reunión".

Si bien es una excelente herramienta, es aconsejable limitar la pertenencia a la menor cantidad de grupos de Whatsapp posibles. 

 

Es importante minimizar la comunicación a través de este medio a lo estrictamente necesario para evitar malinterpretaciones y no descartar otras formas de comunicación. Porque cuando las cosas se dicen personal o telefónicamente, la comunicación es distinta. Cuando hablamos, interviene el tono de voz, la conducta no verbal, y el contexto. Si el email había sido criticado por su "frialdad" y malas interpretaciones, el Whatsapp lo superó con creces.


Fuente: iprofesional.com
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