Si bien algunos proyectos se estancaron, muchos contratos de rutina se renovarán en los próximos meses, y otras transacciones se completarán. La firma electrónica puede eliminar muchos de estos problemas y permitir que todas las partes firmen un documento a los pocos segundos de haber sido invitadas a hacerlo. Sin embargo, muchas organizaciones se han mostrado reacias a adoptar firmas electrónicas, ya que no están seguras de la ley y los riesgos potenciales.

Según las leyes escocesas e inglesas, la mayoría de los contratos diarios se pueden crear electrónicamente. Una firma electrónica puede tomar muchas formas: usando una casilla de verificación en una página web, enviando un correo electrónico o usando alguna forma de firma electrónica segura.

Al decidir cómo firmar o autenticar electrónicamente, es esencial que se utilice un sistema que proporcione un nivel razonable de seguridad de que el documento fue autenticado por la persona que pretende firmarlo.

Una plataforma de firma en línea como DocuSign o Adobe Sign recopila metadatos sobre la firma, incluida información sobre la fecha y hora de la firma, la dirección de correo electrónico a la que se envió la solicitud de firma y la dirección IP del dispositivo utilizado. Estas plataformas también pueden usar la autenticación de dos factores, donde el firmante necesita insertar un código que se ha enviado a un número de teléfono móvil; esto reduce el riesgo de que alguien con acceso delegado a la bandeja de entrada inicie sesión con el nombre de otra persona.

Las formas más seguras de firma electrónica son las que se conocen como firmas electrónicas avanzadas (AES) y firmas electrónicas calificadas (QES), que son exclusivas de un individuo específico y generalmente usan criptografía para firmar y bloquear el documento.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE FIRMAS ELECTRÓNICAS:

Cuando planee utilizar firmas electrónicas, la siguiente lista de verificación ayudará a garantizar que se cubran todos los puntos necesarios:

-Existe alguna razón por la que una firma electrónica no sea válida para el documento que desea firmar?

-¿Necesita utilizar una forma particular de firma electrónica, como una firma electrónica avanzada o una firma electrónica calificada, para que la firma sea válida?.

-Si firma electrónicamente, ¿qué sistema de firma utilizará? Si planea utilizar una plataforma de firma, ¿está utilizando funciones de seguridad adicionales, como la autenticación de dos factores?.

-Cuando se utiliza una plataforma de firmas como DocuSign o Adobe Sign, una de las partes coordina la firma y emite invitaciones a los demás signatarios. ¿Quién hará eso? Si hay abogados involucrados en la transacción, ¿qué firma tomará la iniciativa? Acuerde los protocolos y procedimientos de antemano.

-¿Necesita incluir alguna información en su contrato o documento para indicar cuándo entrará en vigencia?.

-¿Qué información conservará para evidenciar la firma? Las plataformas de firma normalmente pueden proporcionar un certificado con la información recopilada. Si no está coordinando la firma, ¿ha solicitado una copia de eso?.